Import z Chin często wygląda prosto tylko na papierze: przedsiębiorca wybiera produkt, składa zamówienie, opłaca fakturę i czeka na dostawę. W rzeczywistości pomiędzy halą produkcyjną w Shenzhen, Ningbo czy Kantonie a magazynem w Polsce znajduje się rozbudowany łańcuch operacji. Towar trzeba skontrolować, odebrać od producenta, przygotować do przewozu, przeładować, odprawić i dostarczyć pod wskazany adres. Każdy z tych etapów może wpłynąć na termin, koszt oraz bezpieczeństwo całego przedsięwzięcia.
Import zaczyna się przed wysyłką
Pierwszym etapem nie jest załadunek kontenera, lecz dokładne ustalenie warunków współpracy z dostawcą. Już w zamówieniu warto określić specyfikację produktu, materiał wykonania, dopuszczalne odchylenia, sposób pakowania, oznakowanie oraz termin gotowości partii. Im bardziej ogólne są ustalenia, tym większe ryzyko, że producent zinterpretuje je inaczej, niż oczekuje kupujący.
Znaczenie ma także reguła Incoterms wpisana do oferty lub kontraktu. Określa ona, gdzie kończą się obowiązki sprzedawcy, a zaczynają obowiązki importera. Cena EXW może wyglądać atrakcyjnie, ale oznacza konieczność organizacji odbioru już z terenu fabryki. Przy FOB producent odpowiada zwykle za dostarczenie ładunku do wskazanego portu i formalności eksportowe. Sama cena produktu nie pokazuje więc pełnego kosztu sprowadzenia go do Polski.
Gotowy towar nie zawsze jest gotowy do odbioru
Informacja od producenta, że zamówienie zostało zakończone, nie powinna automatycznie oznaczać zgody na wysyłkę. Przed odebraniem partii warto sprawdzić liczbę sztuk, jakość wykonania, poprawność oznaczeń, kompletność zestawów i stan opakowań. Szczególnie ważne jest porównanie produktów z zaakceptowaną wcześniej próbką.
To jeden z ostatnich momentów, w których importer ma silną pozycję negocjacyjną. Jeżeli wada zostanie wykryta w fabryce, można zatrzymać wysyłkę i zażądać poprawek. Ten sam problem zauważony dopiero po dostawie do Polski oznacza koszt sortowania, reklamacji, zwrotów i często utratę części sezonu sprzedażowego.
Odbiór z fabryki i pierwszy odcinek podróży
Wiele chińskich fabryk znajduje się daleko od portu, terminalu kolejowego lub lotniska. Towar musi więc zostać odebrany samochodem i przewieziony do magazynu konsolidacyjnego albo bezpośrednio do punktu załadunku. Ten pierwszy odcinek, określany jako „first mile”, bywa pomijany w początkowej kalkulacji.
Na cenę wpływają gabaryty przesyłki, liczba palet, możliwość piętrowania kartonów i sposób zabezpieczenia ładunku. Producent może podać orientacyjną objętość, ale po zapakowaniu okazuje się czasem, że przesyłka zajmuje więcej miejsca. W transporcie drobnicowym nawet niewielka różnica w liczbie metrów sześciennych może podnieść koszt.
Morze, kolej, samolot czy samochód?
Wybór środka transportu nie powinien sprowadzać się do znalezienia najniższej ceny. Liczy się wartość towaru, jego objętość, sezonowość, odporność na długi przewóz oraz termin, w którym musi trafić do sprzedaży lub produkcji.
Transport morski sprawdza się przede wszystkim przy większych partiach i ładunkach, dla których kluczowy jest niski koszt jednostkowy. Importer może wykorzystać cały kontener albo skorzystać z przewozu drobnicowego, dzieląc przestrzeń z innymi firmami. Druga opcja ułatwia sprowadzanie mniejszych zamówień, lecz wiąże się z dodatkowymi przeładunkami i operacjami magazynowymi.
Kolej bywa rozwiązaniem pośrednim między morzem a transportem lotniczym. Jest przydatna, gdy dostawa morska trwa zbyt długo, a samolot jest zbyt kosztowny. Transport lotniczy wykorzystuje się najczęściej przy produktach pilnych, lekkich, drogich lub niezbędnych do utrzymania produkcji. W niektórych sytuacjach możliwy jest także przewóz drogowy na trasie Azja–Europa.
Sposób przewozu należy dopasować do konkretnej partii, a nie wybierać raz na zawsze dla całego biznesu. Przy planowaniu i koordynacji dostawy pomocna może być firma organizująca transport z Chin, szczególnie gdy zlecenie obejmuje odbiór od producenta, przeładunki, formalności celne oraz dowóz do magazynu.
Dlaczego deklarowany czas przewozu nie wystarcza?
Po dotarciu do portu towar nie trafia od razu na statek. Najpierw zostaje przyjęty przez terminal, zważony i przypisany do konkretnego rejsu. W przypadku drobnicy musi zostać wcześniej skonsolidowany z innymi przesyłkami.
Harmonogram może się zmienić. Statek bywa opóźniony, może pominąć port albo przewieźć kontener z dodatkowym przeładunkiem. Pociąg może czekać na przejściu granicznym, a przesyłka lotnicza na dostępne miejsce w samolocie. Dlatego deklarowany czas tranzytu nie jest tym samym co czas dostawy od fabryki do magazynu.
Do głównego przewozu trzeba doliczyć odbiór w Chinach, oczekiwanie na wysyłkę, operacje terminalowe, odprawę oraz ostatni odcinek w Polsce. Rozsądny harmonogram powinien zawierać rezerwę, zwłaszcza przed szczytem sezonu zakupowego, świętami lub długimi przerwami produkcyjnymi w Chinach.
Dokumenty mogą zatrzymać towar skuteczniej niż opóźniony statek
Podstawą importu są zwykle faktura handlowa, lista pakowa i dokument przewozowy. Dane sprzedawcy, kupującego, liczby opakowań, masy, wartości oraz opisu towaru powinny być spójne. Błąd w nazwie firmy, adresie lub liczbie kartonów może spowodować dodatkowe pytania i konieczność korekty.
Szczególnie ważny jest opis produktu. Ogólne określenia takie jak „akcesoria”, „części” czy „urządzenia” utrudniają prawidłową klasyfikację celną. Kod taryfowy wpływa na wysokość cła, wymagane dokumenty i ewentualne ograniczenia. Nie powinien być wybierany wyłącznie na podstawie sugestii dostawcy, ponieważ odpowiedzialność za prawidłowe zgłoszenie ponosi importer.
Odprawa celna i ostatnia mila
Po przybyciu do Unii Europejskiej towar musi zostać objęty odpowiednią procedurą celną. Zgłoszenie obejmuje między innymi dane importera, pochodzenie, wartość i klasyfikację towaru oraz część kosztów przewozu. Na tej podstawie obliczane są należności.
Organy celne mogą zaakceptować zgłoszenie, poprosić o dodatkowe dokumenty albo skierować ładunek do kontroli. Kontrola może dotyczyć rodzaju produktów, ich wartości, oznakowania lub wymaganych zezwoleń. Dlatego odprawy nie należy traktować jako formalności przygotowywanej dopiero po dopłynięciu statku. Klasyfikację produktu i wymagania warto ustalić jeszcze przed złożeniem zamówienia.
Po odprawie przesyłkę trzeba odebrać z terminalu i dostarczyć pod właściwy adres. Przy pełnym kontenerze należy sprawdzić, czy magazyn ma odpowiedni plac manewrowy, rampę i sprzęt do rozładunku. W przypadku drobnicy towar trafia często najpierw do magazynu, gdzie przesyłka zostaje rozformowana, a następnie przekazana do dalszej dystrybucji.
Koszty postoju, składowania lub ponownej dostawy potrafią podnieść końcowy rachunek. Często wynikają nie z odległości, ale z braku gotowości odbiorcy: nieczynnego magazynu, braku wózka widłowego, błędnego adresu albo nieuzgodnionych godzin rozładunku.
Najważniejsza liczba to koszt dostawy jednej sztuki
Cena na fakturze od producenta jest tylko częścią rzeczywistego kosztu produktu. Do kalkulacji należy doliczyć odbiór w Chinach, transport główny, opłaty terminalowe, dokumenty, ubezpieczenie, odprawę, cło oraz dostawę krajową. Czasem dochodzą wydatki na kontrolę jakości, badania, przepakowanie albo magazynowanie.
Dopiero podzielenie wszystkich wydatków przez liczbę pełnowartościowych sztuk pokazuje, ile naprawdę kosztuje produkt znajdujący się w polskim magazynie. Towar kupiony taniej może ostatecznie okazać się droższy, jeżeli zajmuje dużo miejsca, wymaga specjalnego traktowania lub generuje wysoki odsetek reklamacji.
Import to zarządzanie całym łańcuchem
Udany import nie polega wyłącznie na znalezieniu fabryki oferującej atrakcyjną cenę. O rentowności decyduje współpraca wielu elementów: specyfikacji produktu, kontroli jakości, dokumentacji, transportu, odprawy i dostawy końcowej. Zaniedbanie jednego etapu potrafi zniwelować oszczędności wynegocjowane u producenta.
Najbezpieczniej traktować każdą dostawę jak osobny projekt z harmonogramem, podziałem odpowiedzialności i rezerwą czasową. Warto wiedzieć, kto odbiera towar, kto sprawdza dokumenty, kto odpowiada za rezerwację miejsca oraz co stanie się w razie opóźnienia lub kontroli. Dzięki temu importer nie czeka biernie na przesyłkę, lecz zachowuje kontrolę nad procesem od zakończenia produkcji aż do przyjęcia towaru do magazynu.